Regulamin Wolontariatu

Regulamin Wolontariatu
podczas Konwentu Imladris Krakowski Weekend z Fantastyką 2024

Wolontariat jest regulowany przez Ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2023 r. poz. 571 z późn. zm.).

Konwent

1. Imladris Krakowski Weekend z Fantastyką 2024 odbywa się w dniach 9-11 listopada 2024 roku w XLII Liceum Ogólnokształcącym, ul. Studencka 13, 31-116 Kraków.
2. Głównym organizatorem Konwentu jest organizacja pozarządowa:
   Fundacja „Historia Vita” Os. Akademickie 6/22, 31-866 Kraków, zwana dalej Organizatorem.

Wolontariat

3. Wolontariat jest dobrowolną i nieprzymuszoną formą uczestnictwa w Konwencie, polegającą na nieodpłatnej pracy na rzecz wydarzenia.
4. Koordynacją i nadzorem pracy wolontariuszy zajmują się wyznaczeni do tego organizatorzy.
5. Podstawą pracy wolontariusza jest umowa wolontariacka zawarta pomiędzy wolontariuszem a Organizatorem, sporządzona i podpisana w dwóch kopiach najpóźniej w dniu pierwszego dyżuru wolontariusza w trakcie wydarzenia.
6. Wolontariuszem może zostać osoba, która ukończyła 18 lat lub ukończy najpóźniej w dniu rozpoczęcia Konwentu, tj. 9.11.2024 r.
7. Warunkiem koniecznym do wzięcia udziału w Konwencie jako wolontariusz jest przedstawienie Organizatorowi informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego (w tym przestępstwa przeciwko wolności seksualnej i obyczajności), w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2023 r. poz. 1939 oraz z 2022 r. poz. 2600), lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego. Wynika to z wymogów prawnych powstałych na mocy nowelizacji ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (Dz. U. 2016 poz. 862).
8. Warunkiem koniecznym przyjęcia do wolontariatu jest wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie [LINK].
9. Rekrutacja otwarta będzie od 19.09.2024 r. do 11.10.2024 r. Organizator zastrzega sobie prawo do przedłużenia rekrutacji oraz nie jest zobowiązany do rozpatrywania zgłoszeń wysłanych po terminie zamknięcia rekrutacji.
10. Wysłanie zgłoszenia wiąże się z akceptacją postanowień niniejszego regulaminu.
11. Ogłoszenie wyników rekrutacji nastąpi pomiędzy 13.10.2024 r. a 16.10.2024 r. drogą mailową. E-mail będzie zawierał informację o pozytywnym rozpatrzeniu zgłoszenia, przyjęciu na listę rezerwową albo o odrzuceniu zgłoszenia. Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość dokonania selekcji zgłoszeń.
12. Brak potwierdzenia udziału za pomocą wiadomości e-mail lub rozmowy telefonicznej z organizatorem będzie skutkował usunięciem z uczestnictwa w wolontariacie.
13. W przypadku przyjęcia do wolontariatu osoby z listy rezerwowej, organizator skontaktuje się za pomocą wiadomości e-mail lub telefonicznie, aby potwierdzić zainteresowanie współpracą.

Obowiązki wolontariusza

14. Wolontariusz jest zobowiązany do przejścia szkolenia przed wydarzeniem. Forma i termin szkolenia zostaną zakomunikowane po zamknięciu zgłoszeń.
15. Wolontariusz zobowiązuje się do przepracowania liczby godzin ujętych w grafiku i umowie wolontariackiej. Minimalną liczbą zagrafikowanych godzin jest 12h. Organizator ma prawo do weryfikacji, czy wolontariusz przepracował dyżur w zagrafikowanym wymiarze.
16. Do obowiązków wolontariusza należy w szczególności:
    1. dbanie o czystość, porządek i bezpieczeństwo na terenie Konwentu;
    2. wykonywanie poleceń wydawanych przez organizatorów i koordynatorów;
    3. wykonywania powierzonych zadań w sposób staranny i bezpieczny dla siebie i innych uczestników Konwentu;
    4. przestrzeganie grafiku dyżurów;
    5. dbanie o dobre imię i wizerunek Konwentu;
    6. pomoc uczestnikom i innym wolontariuszom w miarę własnych możliwości;
    7. informowanie koordynatorów i organizatorów o zaistniałych zagrożeniach i niebezpieczeństwach, a także o osobach poszkodowanych.
17. Wolontariusz zobowiązany jest do zapoznania się z materiałami szkoleniowymi dotyczącymi Standardów Ochrony Nieletnich. Materiały zostaną udostępnione przyjętym wolontariuszom przed Konwentem.
18. Wolontariusz powinien dbać o siebie oraz współuczestników Konwentu, w tym pamiętać o swoim zdrowiu, higienie, jedzeniu oraz nawadnianiu się. 
19. Wolontariusza na dyżurze obowiązuje zakaz spożywania alkoholu lub zażywania innych środków odurzających. Wolontariusz, który pojawi się na dyżurze pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających, zostanie usunięty zarówno z wolontariatu, jak i z terenu Konwentu.
20. Wolontariusz zobowiązany jest do znajomości i przestrzegania regulaminu Konwentu dostępnego pod [LINK].

Prawa wolontariusza

21. Wolontariusz, który odbędzie 12h dyżuru, jest zwolniony z opłaty akredytacyjnej. W przypadku kupienia przez wolontariusza biletu wstępu na Konwent przed otrzymaniem decyzji o zostaniu wolontariuszem, jest on uprawniony do ubiegania się o zwrot opłaty za okazaniem potwierdzenia zakupu.
22. Organizator zapewnia wolontariuszom:
    1. strój służbowy (koszulkę o zgłoszonym kroju i rozmiarze);
    2. bezpłatny nocleg w trakcie trwania Konwentu (tj. od soboty do poniedziałku);
    3. co najmniej jeden ciepły posiłek – obiad;
    4. przeszkolenie z zakresu wykonywanej pracy;
    5. zaświadczenie o odbyciu wolontariatu;
    6. ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków.
23. Dla wolontariuszy będą także dostępne ograniczone ilości wody i jedzenia (w postaci tostów), które nie stanowią jednak pełnoprawnego posiłku.

Pozostałe postanowienia

Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu bez uprzedniego informowania wolontariuszy.

Przed Konwentem podstawowym i oficjalnym kanałem komunikacyjnym pomiędzy organizatorami a wolontariuszami jest kontakt mailowy. Inne kanały komunikacji mogą być wykorzystywane pomocniczo.