Dokumenty Do pobrania:
Zgoda rodzica na udział nieletniego w konwencie
Regulamin:
- Organizatorem głównym XXI edycji Konwentu Imladris: Krakowski Weekend z Fantastyką, zwanego dalej Konwentem, jest Fundacja „Historia Vita” z siedzibą w Krakowie, nr KRS 0000452311 oraz wyznaczone przez nią osoby legitymujące się podczas Konwentu identyfikatorami Organizatora, zwani dalej Organizatorami.
- Każda osoba biorąca udział w Konwencie, w szczególności osoby, które opłaciły akredytację, twórcy programu, goście Konwentu, wyznaczona przez Organizatora obsługa oraz ochrona, zwani dalej są Uczestnikami.
- Każdy uczestnik wykupując akredytację akceptuje niniejszy regulamin, przepisy porządkowe właścicieli obiektów, w których odbywa się Konwent oraz zobowiązuje się przestrzegać warunków niniejszego regulaminu. Niedopełnienie tego obowiązku NIE może być podstawą do ewentualnych roszczeń w stosunku do Organizatorów Konwentu.
- Niniejszy regulamin egzekwowany jest przez Organizatorów (w tym Gżdaczy, czyli wolontariuszy, którzy pomagają Organizatorom w trakcie Konwentu).
- Za naruszanie regulaminu Organizatorzy mogą wyciągnąć konsekwencje wobec uczestników, takie jak wydalanie z Konwentu bez zwrotu kosztów akredytacji.
- Regulamin dostępny będzie:
- na stronie internetowej w https://www.imladris.in/
- w punkcie sprzedaży akredytacji.
- w punkcie informacyjnym
- Osoby niepełnoletnie zobowiązane są okazać przy akredytacji bez wezwania i posiadać przez cały czas trwania imprezy zgodę rodzica lub opiekuna prawnego na udział w Konwencie wraz z jego kontaktowym numerem telefonu. Wzór zgody dostępny jest na stronie internetowej https//www.imladris.in/
- Konwent odbywa się na terenie Liceum nr 42 w Krakowie przy ul. Studenckiej 13 w dniach 24-26 listopada 2023.
- Na terenie budynku konwentowego uczestnicy mogą przebywać w godzinach:
piątek 16-22, sobota 09-22, niedziela od 09 do zakończenia konwentu; - Każdy uczestnik Konwentu zobowiązany jest do kulturalnego zachowania i podporządkowania się decyzjom Organizatorów. Nękanie fizyczne lub słowne może skutkować usunięciem z Konwentu i zgłoszeniem do odpowiednich służb. Uczestnicy nie zgadzający się z decyzjami wcześniej wspomnianych mogą wnieść skargę do Koordynatora Głównego.
- Na terenie Konwentu mogą przebywać jedynie osoby posiadające identyfikator oraz opaski.
- Każdy uczestnik Konwentu zobowiązany jest nosić w widocznym miejscu identyfikator potwierdzający udział w konwencie oraz uiszczenie opłaty za wejściówkę (o ile nie przysługują mu zniżki 100% z tytułu wieku lub wykonywanej funkcji). Osobom nieposiadającym identyfikatora Organizator wskaże najkrótszą drogę do wyjścia.
- Każdy uczestnik powinien we własnym zakresie ubezpieczyć się od następstw nieszczęśliwych wypadków na czas przebywania na terenie Konwentu. Dodatkowo uczestnik Konwentu oświadcza, że nie będzie wnosił żadnych roszczeń w stosunku do Organizatora w razie doznania szkody psychicznej lub fizycznej w czasie trwania Konwentu.
- Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody poniesione przez uczestników na ciele, mieniu i umyśle.
- Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez opieki lub zagubione.
- Zabronione jest wnoszenie na teren Konwentu:
- broni w rozumieniu obowiązującej Ustawy o Broni i Amunicji;
- przedmiotów niebezpiecznych (w tym zabawek ASG, EAG, markerów paintball i innych);
- amunicji do wyżej wymienionych;
- broni białej (z wyjątkiem małych noży oraz tzw. larpowej broni bezpiecznej);
- broni treningowej (bokkenów, palcatów itp.);
- materiałów wybuchowych;
- substancji toksycznych, drażniących, cuchnących lub łatwopalnych;
- środków odurzających;
- innych przedmiotów, których posiadanie jest zabronione bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.
- Repliki broni (ASG, AEG) oraz markery paintball wolno wnosić na teren imprezy, jeśli mają:
- rozłączone napędy (odłączone akumulatory, puste zbiorniki gazu);
- zwolnione sprężyny;
- puste magazynki i komory nabojowe;
- bezpieczniki ustawione w pozycji bezpiecznej.
- Podczas trwania Konwentu zabronione jest kierowanie broni czy jakiegokolwiek niebezpiecznego narzędzia w stronę innego uczestnika, z wyjątkiem sytuacji, gdy udzielił na to wyraźną zgodę (np. podczas pozowania do zdjęć czy uczestnictwa w punkcie programu tego wymagającym).
- Na terenie Konwentu zabrania się:
- spożywania i posiadania alkoholu oraz narkotyków i innych nielegalnych substancji, a także przebywania pod ich wpływem;
- zachowywania się w sposób sprawiający zagrożenie dla zdrowia i życia innych uczestników oraz swojego;
- niszczenia wyposażenia i budynków Konwentu;
- prowadzenia jakiejkolwiek działalności komercyjnej poza tą uzgodnioną z Organizatorami;
- powielania multimediów chronionych prawami autorskimi;
- prowadzenia agitacji politycznej.
- Na terenie Konwentu uczestnicy są zobowiązani do:
- zachowania czystości, porządku oraz kultury osobistej;
- respektowania zakazu palenia. Palenie dozwolone jest poza budynkiem konwentowym w miejscach do tego wyznaczonych;
- respektowania zakazu zażywania i posiadania wszelkich środków odurzających i psychotropowych.
- Osoby będące pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających lub psychotropowych mogą zostać usunięte z terenu Konwentu bez zwracania kosztów akredytacji. W przypadku odmowy opuszczenia terenu Konwentu lub zachowania agresywnego Organizatorzy zobowiązani są powiadomić policję.
- Każdy uczestnik Konwentu zobowiązany jest do podporządkowania się decyzjom Organizatorów. Zastrzeżenia do decyzji Organizatorów można zgłaszać koordynatorom Konwentu – ich decyzja jest ostateczna.
- Na terenie Konwentu należy zachować porządek i czystość, a zwłaszcza sprzątać pomieszczenia po ich opuszczeniu, tak, aby pozostawić je w stanie nie gorszym niż zastany.
- Za wszelkie wyrządzone szkody odpowiedzialność ponoszą ich sprawcy. Osoby, które wyrządziły szkodę będą identyfikowane i pociągnięte do odpowiedzialności cywilnej lub karnej (w tym finansowej).
- W trakcie Konwentu niedozwolone jest samowolne – bez porozumienia z Organizatorami – zmienianie wystroju lub wyposażenia sal prelekcyjnych, w tym w szczególności wynoszenia czegokolwiek z sal bez asysty Organizatorów. Ponadto, osoby przeprowadzające punkty programu zobowiązane są do oddania sali prelekcyjnej w stanie, w jakim została im wydana.
- Na terenie Konwentu znajdować się będzie kilka pomieszczeń o ograniczonym dostępie. Uczestnicy zobligowani są do respektowania tych ograniczeń.
- Wieszanie wszelkiego rodzaju plakatów, ulotek i ogłoszeń dozwolone jest wyłącznie na tablicach przeznaczonych do tego celu. Plakaty, ulotki i ogłoszenia umieszczone poza miejscami do tego przeznaczonymi będą niezwłocznie usuwane. Wcześniej wspomniane materiały można rozwieszać poza miejscami do tego wyznaczonymi, jedynie za zgodą Organizatorów. Osoby nierespektujące powyższych warunków zostaną wydalone z terenu Konwentu oraz pociągnięte do odpowiedzialności finansowej, w przypadku napraw ewentualnych szkód powstałych w wyniku ich działania.
- W przypadku konfliktu pomiędzy uczestnikami Konwentu, organem rozstrzygającym jest Koordynator Główny.
- Nagrodami w konkursach będą monety z tzw. „walutą konwentową”, podlegające wymianie na nagrody w stoisku z nagrodami. Za niewykorzystaną „walutę konwentową” nie przewiduje się rekompensaty.
- Organizatorzy Konwentu nie utożsamiają się z opiniami wygłaszanymi przez uczestników (w tym prowadzących punkty programu) podczas trwania Konwentu i nie ponoszą za nie odpowiedzialności.
- Na terenie Konwentu obowiązuje bezwzględny zakaz prowadzenia działalności politycznej, w szczególności kampanii wyborczych i agitacji politycznej. Osoby, które nie będą przestrzegać tego zakazu, mogą zostać usunięte z terenu Konwentu.
- Zabrania się wprowadzania zwierząt na teren Konwentu.
- Każdy uczestnik Konwentu wyraża zgodę na wykorzystanie wizerunku utrwalonego podczas trwania Konwentu w celach promocyjnych Konwentu oraz na rzecz relacji akredytowanych mediów.
- Osoby przebywające na terenie Konwentu wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Fundacja „Historia Vita” z siedzibą w Krakowie, nr KRS 0000452311 w celu realizacji Konwentu. Na podstawie art. 13 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, uczestnicy przyjmują do wiadomości, że:
- administratorem ich danych osobowych jest Fundacja Historia Vita;
- danymi osobowymi podlegającymi przetwarzaniu są: wizerunek oraz, w przypadku osób biorących udział w konkursach i turniejach i prowadzących punkty programu – imię, nazwisko i pseudonim;
- dane osobowe będą przetwarzane na podstawie: art. 6 ust. 1 lit a Rozporządzenia RODO, tj. w oparciu o udzieloną zgodę, w celu realizacji Konwentu;
- dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, nie będą przekazywane innym podmiotom niewymienionym w przepisach prawa;
- dane osobowe będą przetwarzane przez okres sześciu lat;
- dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu systemowi podejmowania decyzji ani profilowaniu;
- dane osobowe są podawane dobrowolnie.
- Osoby zapisujące się na sesje rpg wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Fundacja „Historia Vita” z siedzibą w Krakowie, nr KRS 0000452311 oraz Stowarzyszenie Krakowska Sieć Fantastyki z siedzibą w Krakowie pod numerem KRS: 0000484737 w celu przetworzenia zgłoszenia zapisania się na sesje rpg.
- W przypadku zdarzenia losowego, takiego jak ogłoszenie żałoby narodowej, poważnej awarii na terenie Konwentu, a także innych przyczyn, które uniemożliwiają zorganizowanie festiwalu, a za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności, ma on prawo odwołania imprezy, zmiany daty i/lub miejsca jej odbywania się, bez wcześniejszego uprzedzenia. W takim przypadku posiadaczowi akredytacji przysługują uprawnienia przewidziane przepisami prawa.
- Ostateczna interpretacja regulaminu należy do Organizatorów.
- Nadzór nad przestrzeganiem regulaminu sprawuje Organizator.
- Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany treści regulaminu do 7 dni roboczych, przed rozpoczęciem Konwentu bez uprzedniego informowania uczestników.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem ostateczną decyzję podejmuje Organizator.
- Nieznajomość regulaminu nie zwalnia uczestnika z obowiązku jego przestrzegania.
Aktualizacja regulaminu: 16.11.2023
